Trabajar de forma eficaz es posible sin implicar largas jornadas, sobreesfuerzos y/o estrés acumulado. La frase “trabajar duro no significa trabajar inteligente” ha adquirido relevancia entre los expertos en gestión del tiempo, administración y planeación. La clave está en saber que debe hacerse y en qué momentos, así mismo como utilizar herramientas que te permitan optimizar sin perder los objetivos y los estándares que se quieren adquirir.
Por eso estos 5 consejos efectivos permiten alcanzar un trabajo con mayor productividad y más inteligente.
1. Realiza un diagnóstico de administración del tiempo
Comenzar por analizar el estado actual de nuestra gestión del tiempo en el día a día. Para este diagnóstico puedes apoyarte de aplicaciones como calendarios o medidores de tiempo que te dejan visibilizar finalizando el día en que estas invirtiendo la mayor parte de tu tiempo, también puedes hacerlo de forma manual con una agenda (esta suele ser mi forma favorita). Lo importante es que puedas ver en porcentajes que consume la mayor parte de tu día, porque ese va a ser tu foco de partida para evitar distracciones y poner límites en ciertos aspectos.
Hoy en día las herramientas de gestión y control de tiempo en pantalla también son un aliado para la parte del diagnóstico, ya que en la era digital ver los tiempos de consumo activos en aplicaciones o redes nos permite saber qué usos se tienen que limitar a franjas horarias para no interrumpir nuestro desarrollo y productividad en otras áreas relevantes como el trabajo y/o estudio.
2. Comienza por lo que menos te gusta
Comenzar el día a día con una lista interminable de tareas por realizar puede resultar frustrante desde un comienzo, es por esto que he encontrado en la priorización una herramienta infalible a la hora de tener mayor productividad. Comenzar por lo que menos nos apetece realizar es una forma de equilibrar nuestra agenda en el día. Normalmente lo más difícil suele ser lo más importante, por eso es recomendable que sea lo primero en la lista de priorización, y una vez finalizado va a existir el estímulo de ya haber pasado por aquello que nuestra mente ya había catalogado como “complicado” y desenvolverte mejor en las demás áreas.
También reducir la actividad diaria a 5 elementos claves por realizar permitirá un mejor desempeño en cada uno, 3 de relevancia para la franja de la mañana y 2 para la franja de la tarde que es en donde la productividad ya ha bajado con el ritmo del día.
3. El arte de delegar
“Nadie lo hará como yo” “No necesito apoyo, yo puedo con todo” “Si lo dejo en manos de alguien más es perder el control”
El arte de delegar puede ser una habilidad difícil de desarrollar, teniendo en cuenta que en lo que corresponde a nuestro trabajo se busca tener todo lo más controlado posible, pero delegar es incentivar el desarrollo de responsabilidad en otros y de confianza en el equipo.
La revista Forbes publicó un estudio en el que visibiliza como los directores ejecutivos que delegaron tareas en distintas áreas experimentaron niveles más bajos de fatiga de decisión, lo que conllevaba a decisiones más asertivas generando así ingresos mayores hasta en un 33% que aquellos que decidan acaparar tareas. Esto como resultado de que pueden liberar tiempo para concentrarse en aplicar su experiencia y liderazgo en las actividades de mayor relevancia. ( accede a más consejos de mentalidad exitosa y liderazgo5. -redirección blog 5)
4. Pausas activas y descanso
El descanso es una parte esencial de la productividad, el rendimiento óptimo de nuestra mente y cuerpo solo se puede lograr con periodos de recuperación. Las pausas activas son ejercicios temporales físicos y mentales dentro de la jornada laboral (sean cortas o largas) para recuperar energía. La idea es usar como herramientas la hidratación, la respiración y el reposo. Estos espacios o series de 5 a 15 minutos se utilizan para reducir la fatiga laboral para que el cuerpo no se vea afectado con el tiempo y se exponga a altos niveles de estrés.
5. Reduce las distracciones
Las distracciones se pueden presentar de múltiples maneras, es por esto que es importante reconocerlas y aprender el poder del “no”. Existe un balance entre las cosas que nos generan gratificación instantánea y nuestros deberes, reconocer los focos de distracción es una forma de ver conductas evasivas en ciertos temas. En la era de la tecnología apagar las notificaciones y establecer tiempos de respuesta de mensajes y correos se convierte en una necesidad, buscar la manera de tener autocontrol sobre nuestras conductas.
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